- Podpis kwalifikowany to konieczność: Skan podpisanego dokumentu wysłany mailem to błąd formalny! Aby zwolnienie było w pełni legalne, plik PDF musi być opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
- Moment doręczenia: Wypowiedzenie e-mailowe jest skuteczne w chwili, gdy trafi na serwer pocztowy pracownika (nawet jeśli wpadnie do SPAM-u lub pracownik go nie otworzy).
- Logistyka rozstania: Pamiętaj, aby w piśmie lub osobnej wiadomości określić zasady zwrotu sprzętu służbowego (laptopa, monitora) kurierem na koszt firmy.
Spis treści:
Czasy, gdy zapraszałeś pracownika do gabinetu, zamykałeś drzwi i wręczałeś mu papierowy dokument, powoli odchodzą do lamusa. Dziś Twój podwładny może siedzieć w piżamie w salonie w Rzeszowie, podczas gdy Ty jesteś w biurze we Wrocławiu. Praca zdalna (home office) to wygoda, ale gdy przychodzi moment rozstania – zaczynają się schody.
Wielu pracodawców pyta mnie: „Mecenasie, czy mogę go zwolnić na Teamsie?” albo „Czy skan wypowiedzenia wystarczy?”. Odpowiedź brzmi: to zależy, czy chcesz to zrobić skutecznie, czy bezpiecznie. Bo w prawie pracy „skuteczne” nie zawsze oznacza „zgodne z prawem”. Pokażę Ci, jak rozwiązać umowę z pracownikiem zdalnym, żeby nie skończyć w Sądzie Pracy.
Dlaczego „zwykły mail” to za mało?
Kodeks pracy wymaga, aby wypowiedzenie umowy o pracę (lub rozwiązanie bez wypowiedzenia) nastąpiło na piśmie. W świecie cyfrowym równoważnikiem papieru z mokrym podpisem jest WYŁĄCZNIE dokument opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Jeśli wydrukujesz pismo, podpiszesz je długopisem, zrobisz skan (PDF) i wyślesz mailem – popełniasz błąd formalny. Owszem, umowa się rozwiąże (stosunek pracy ustanie), ale pracownik może pójść do sądu i wygrać odszkodowanie za naruszenie przepisów o formie wypowiedzenia. To kosztowna pomyłka, której łatwo uniknąć.
Wysyłanie wypowiedzenia listem poleconym do pracownika zdalnego to ryzyko. Pracownik może nie odebrać awizo, co wydłuży proces o 14 dni (podwójne awizowanie). Przez ten czas musisz mu płacić pensję, a on w międzyczasie może np. „uciec” na zwolnienie lekarskie. Droga elektroniczna (z kwalifikowanym podpisem) jest natychmiastowa.
Procedura krok po kroku: Wideorozmowa + E-mail
Zwolnienie to zawsze trudny moment, także psychologicznie. W świecie zdalnym brakuje mowy ciała i bezpośredniego kontaktu, dlatego warto zadbać o „etykietę” rozstania. Oto jak to zrobić profesjonalnie:
- Umów spotkanie online: Wyślij zaproszenie na krótką rozmowę wideo (Google Meet, Teams, Zoom). Nie wpisuj w tytule „Zwolnienie”. Lepiej: „Spotkanie podsumowujące” lub „Status prac”.
- Przygotuj dokumenty: Miej gotowy plik PDF z wypowiedzeniem, już podpisany Twoim kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
- Rozmowa (The „Talk”): Połącz się z pracownikiem. Włącz kamerę (to kwestia szacunku). Poinformuj go o decyzji spokojnie i rzeczowo.
- Kliknij „Wyślij”: Jeszcze w trakcie rozmowy (lub zaraz po niej) wyślij przygotowanego maila z załącznikiem na służbową i prywatną skrzynkę pracownika.
- Potwierdzenie: Poproś na wideo: „Właśnie wysłałem dokument na Twojego maila. Proszę, potwierdź, że go otrzymałeś”.
Więcej o psychologii i technice tego momentu przeczytasz w artykule: jak wręczyć wypowiedzenie pracownikowi – zasady te obowiązują też online.
Kwalifikowany podpis elektroniczny – Twój „dupochron”
To narzędzie, które w 2026 roku powinien mieć każdy HR Manager i właściciel firmy. Kosztuje grosze (ok. 300-400 zł rocznie), a ratuje przed odszkodowaniami idącymi w tysiące.
Pamiętaj: Profil Zaufany (ePUAP) NIE WYSTARCZY. Profil Zaufany służy do kontaktów z urzędem, a nie do relacji prywatnych (pracodawca-pracownik). Użycie ePUAP jest tak samo ryzykowne jak wysłanie zwykłego skanu.
„Wysłałem wypowiedzenie mailem, ale on milczy. Czy to znaczy, że nie jest zwolniony?”
WYJAŚNIENIE: Nie! W świecie cyfrowym liczy się moment wprowadzenia wiadomości do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby pracownik MÓGŁ się z nim zapoznać. Jeśli mail trafił na jego serwer (skrzynkę) w godzinach pracy – zwolnienie jest skuteczne, nawet jeśli on go nie otworzy. Warto jednak ustawić w programie pocztowym opcję „potwierdzenie dostarczenia”.
Co ze zwrotem laptopa i dostępami?
Przy pracy zdalnej nie możesz po prostu poprosić o oddanie karty wejściowej. Musisz zadbać o bezpieczeństwo danych natychmiast.
- Dostępy IT: Skonsultuj się z działem IT. Dostępy do poczty, CRM i dysków powinny zostać zablokowane w momencie zakończenia rozmowy zwalniającej (lub z końcem dnia pracy).
- Zwrot sprzętu: Nie każ pracownikowi przyjeżdżać do biura, jeśli pracuje 300 km dalej. Zamów kuriera na koszt firmy. Wyślij pracownikowi instrukcję: „Kurier przyjedzie w dniu X po odbiór laptopa i monitora. Proszę o ich spakowanie”.
Jeśli pracownik będzie robił problemy ze zwrotem (np. używał laptopa do celów prywatnych po zwolnieniu), może to rodzić dodatkowe konsekwencje. Zobacz: korzystanie ze służbowego sprzętu do celów prywatnych a dyscyplinarka.
Co zrobić, gdy pracownik nie odbiera telefonu?
Zdalni pracownicy czasem „znikają”. Nie logują się, nie odbierają telefonów. Jeśli podejrzewasz, że pracownik celowo unika kontaktu, aby nie odebrać wypowiedzenia, procedura mailowa jest najskuteczniejsza.
Wysyłasz e-mail z podpisem kwalifikowanym na służbowy ORAZ prywatny adres (jeśli pracownik wyraził zgodę na kontakt tą drogą). Jeśli pracownik porzucił pracę (ghosting), możesz rozważyć rozwiązanie umowy w trybie natychmiastowym z winy pracownika (art. 52 KP).
- W treści wypowiedzenia e-mailowego dopisz zdanie: „Niniejszy dokument został opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, co jest równoważne z formą pisemną.”
- To uświadomi pracownikowi, że dokument jest ważny i nie ma sensu go ignorować.
- Upewnij się, że data w certyfikacie podpisu zgadza się z datą wysyłki (nie podpisuj dokumentu tydzień wcześniej, bo to rodzi pytania).
👀 Zobacz także: Błędy formalne w wypowiedzeniu – lista grzechów głównych
FAQ – Najczęstsze pytania o remote firing
Absolutnie odradzam. Choć takie zwolnienie będzie skuteczne (stosunek pracy ustanie), to jest obarczone błędem formalnym (brak formy pisemnej). Pracownik z łatwością wygra w sądzie odszkodowanie. To nieprofesjonalne i ryzykowne.
Tak samo jak przy papierze. Jeśli mail dotrze do pracownika np. 25 marca, to okres wypowiedzenia liczony w miesiącach rozpocznie się 1 kwietnia.
Ma do tego prawo (jako uczestnik rozmowy), a nagranie może być dowodem w sądzie. Dlatego podczas rozmowy zachowaj spokój, nie daj się sprowokować i trzymaj się ustalonego scenariusza. Nie podawaj przyczyn, których nie ma w piśmie.
Nie musi. Jego podpis jest tylko dla celów dowodowych (potwierdzenie zapoznania się). Przy e-mailu dowodem doręczenia jest log z serwera pocztowego („Message delivered”). To wystarczy dla sądu.
Planujesz zwolnienia w zespole zdalnym i nie masz podpisu kwalifikowanego?
Nie ryzykuj błędów formalnych. Pomogę Ci przeprowadzić ten proces bezpiecznie.
