Zwolnienie pracownika to jedno z najtrudniejszych zadań, które może spotkać pracodawcę. Tego rodzaju rozmowa często wiąże się z emocjami, zarówno u pracodawcy, jak i u pracownika. Dobrze przeprowadzona rozmowa o zwolnieniu może pomóc w złagodzeniu trudnej sytuacji, zachowując szacunek i profesjonalizm. Warto odpowiednio przygotować się do tej rozmowy, aby zminimalizować stres i zapewnić, że proces przebiegnie sprawiedliwie oraz zgodnie z przepisami prawa. Na ten ostatni aspekt szczególnie mocno zwracam uwagę swoich klientów. Błędy w tym zakresie mogą doprowadzić do tego, że zwolnienie pracownika zostanie skutecznie podważone przed sądem, a pracodawca będzie musiał liczyć się z poważnymi konsekwencjami.

W dzisiejszym wpisie postaram się nieco pomóc przejść przez trudny temat jakim jest  przygotowanie do zwolnienia, a zwłaszcza  rozmowa z pracownikiem, którego planujemy zwolnić. Odpowiemy sobie na takie pytania jak to jak rozmawiać o zwolnieniu, jakie są zasady przeprowadzania rozmowy zwalniającej, co powiedzieć pracownikowi przy zwolnieniu?

Jak przygotować się do rozmowy o zwolnieniu?

Przygotowanie się do rozmowy o zwolnieniu jest kluczowe, aby cały proces przebiegł sprawnie i bez zbędnych nieporozumień. W pierwszej kolejności sugeruję moim klientom żeby upewnili się, że decyzja o zwolnieniu jest dobrze przemyślana i oparta na obiektywnych przesłankach. Uzasadnione przyczyny zwolnienia mogą wynikać m.in. ze słabej wydajności pracownika, naruszenia przez niego obowiązków pracowniczych, restrukturyzacji firmy, zmniejszenia zapotrzebowania na określone stanowisko itp. 

Przed rozmową dobrze jest również zaplanować jej przebieg. Wskazane jest, by rozmowa odbyła się w spokojnym, prywatnym miejscu, gdzie nikt nie będzie przeszkadzał. Powinna to być chwila na spokojne przedstawienie decyzji, bez pośpiechu i zbędnych rozproszeń. Dobrze jest także przygotować się na reakcję emocjonalną ze strony pracownika – warto zastanowić się, jak odpowiednio na nią zareagować, by nie pogłębiać sytuacji stresowej. Koniecznym jest również przygotowanie, najlepiej w konsultacji z prawnikiem, dokumentu rozwiązującego umowę o pracę.

Co powiedzieć pracownikowi przy zwolnieniu?

Podczas rozmowy o zwolnieniu kluczowe jest, aby komunikat był jasny, rzeczowy i przede wszystkim spełniał warunki formalne. Na początku warto wprost i jasno wyjaśnić, że decyzja o zwolnieniu została podjęta, a następnie przedstawić konkretne powody. Należy unikać ogólników i niejasności, ponieważ to tylko pogłębia poczucie niepewności i frustracji u pracownika. W tym miejscu pragnę zaznaczyć, że oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę powinno być złożone na piśmie, najlepiej w obecności niezależnego świadka np. przedstawiciela HR. 

W treści oświadczenia pracodawca powinien zawrzeć następujące elementy:

• miejscowość i datę;
• oznaczenie pracodawcy i pracownika;
• oznaczenie umowy o pracę;
• możliwie skonkretyzowaną przyczynę wypowiedzenia umowy o pracę (w przypadku zwolnienia dyscyplinarnego);
• oznaczenie okresu wypowiedzenia;
• pouczenie o możliwości odwołania się do sądu pracy z określeniem konkretnego sądu i wskazaniem terminu na odwołanie;
• podpis pracodawcy;
• warto zadbać również o adnotację pracownika o otrzymaniu i zrozumieniu treści dokumentu.

Jakie są zasady etyczne podczas zwalniania?

Etyka w zwolnieniach, poza kwestiami formalnymi, odgrywa kluczową rolę w procesie zwolnienia. Zwolnienie to nie tylko kwestia przestrzegania prawa, ale także dbania o dobre imię firmy i poszanowanie godności pracownika. Z całą pewnością każda decyzja o zwolnieniu powinna być podejmowana zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy. Pracodawca powinien zadbać o to, żeby pracownik był świadomy swoich praw, w tym kwestii związanych z możliwością odwołania.

Zasady etyczne obejmują także empatię i szacunek w trakcie samej rozmowy. Zwalnianie nie powinno być procesem, który umniejsza wartość pracownika. Powinniśmy wystrzegać się agresywnego języka, oskarżeń czy winienia pracownika za sytuację, która do zwolnienia doprowadziła. Nawet jeśli powody zwolnienia są związane z niewłaściwym zachowaniem pracownika, pracodawca może przedstawić zwolnienie w sposób konstruktywny, pokazując, co mogło zostać zrobione inaczej i co mogło prowadzić do takiej decyzji.