- To nie negocjacje: Decyzja o zwolnieniu jest jednostronna i ostateczna. Nie przepraszaj i nie tłumacz się godzinami.
- Świadek: Nigdy nie zwalniaj w cztery oczy. Obecność drugiej osoby (HR, inny manager) to Twoje zabezpieczenie w sądzie.
- Papier to podstawa: Dokument wręczony pracownikowi musi być perfekcyjny prawnie. Jeden błąd w dacie lub uzasadnieniu to przegrany proces.
Spis treści:
- Najtrudniejsza rola managera – dlaczego musisz być „zimny”?
- Krok 1: Audyt prawny (Zanim wezwiesz pracownika)
- Krok 2: Logistyka (Kiedy, gdzie i z kim?)
- Krok 3: Scenariusz rozmowy – co mówić, a czego NIE mówić
- Płacz, krzyk, ucieczka na L4 – jak reagować?
- „Nie podpiszę tego!” – co robić, gdy pracownik odmawia?
- FAQ – Najczęściej zadawane pytania
Najtrudniejsza rola managera – dlaczego musisz być „zimny”?
Nie ma co ukrywać – wręczenie wypowiedzenia to ogromny stres nie tylko dla zwalnianego, ale i dla zwalniającego. Jako ludzie mamy naturalną chęć bycia lubianym, a w tej sytuacji musimy kogoś skrzywdzić (przynajmniej w jego odczuciu).
Jednak jako adwokat widzę setki spraw przegranych przez pracodawców nie dlatego, że nie mieli racji, ale dlatego, że rozmowa końcowa była przeprowadzona fatalnie. Emocje wzięły górę, padły niepotrzebne słowa, obietnice bez pokrycia albo dokumenty zostały wręczone w sposób wadliwy.
Twoim celem jest przeprowadzenie tego procesu profesjonalnie, krótko i zgodnie z Kodeksem pracy. Empatia jest ważna, ale nie może przesłonić procedur.
Krok 1: Audyt prawny (Zanim wezwiesz pracownika)
Zanim w ogóle zaprosisz pracownika na spotkanie, musisz mieć pewność, że „teczka jest czysta”. Sprawdź:
- Czy pracownik jest chroniony? (Wiek przedemerytalny, ciąża, funkcja związkowa).
- Jaka jest przyczyna? Jeśli umowa jest na czas nieokreślony, musisz podać przyczynę konkretną, rzeczywistą i uzasadnioną. „Utrata zaufania” bez podania faktów nie wystarczy.
- Czy były konsultacje związkowe? Jeśli w firmie są związki, pominięcie konsultacji to pewna przegrana w sądzie.
Dokument wypowiedzenia przygotuj wcześniej. Musi być wydrukowany w dwóch egzemplarzach. Nie pisz go przy pracowniku!
Krok 2: Logistyka (Kiedy, gdzie i z kim?)
Diabeł tkwi w szczegółach. Złe miejsce lub czas mogą zamienić rozmowę w katastrofę.
- Kiedy? Unikaj piątków (tzw. „czarny piątek”). Zwolniony pracownik zostaje z problemem na weekend, nie może zadzwonić do prawnika ani urzędu pracy, co potęguje frustrację i chęć zemsty. Najlepszy jest początek tygodnia (wtorek, środa) w godzinach porannych.
- Gdzie? Pokój zapewniający dyskrecję. Żadnych szklanych ścian, przez które zespół widzi płaczącego kolegę.
- Z kim? NIGDY SAM! Zawsze miej świadka (HR, inny członek zarządu). Świadek jest niezbędny, by potwierdzić, że wręczyłeś pismo, jeśli pracownik odmówi jego przyjęcia lub zacznie zachowywać się agresywnie.
Krok 3: Scenariusz rozmowy – co mówić, a czego NIE mówić
Rozmowa o zwolnieniu powinna trwać maksymalnie 10-15 minut. Im dłużej trwa, tym większe ryzyko, że powiesz coś, co zostanie wykorzystane przeciwko Tobie w sądzie.
Struktura rozmowy:
- Jasny komunikat: „Zaprosiłem Cię, aby poinformować, że podjęliśmy decyzję o rozwiązaniu Twojej umowy o pracę.” (Nie mów: „Zastanawiamy się nad…”, „Jest problem…”).
- Wręczenie pisma: Od razu połóż dokument na stole.
- Uzasadnienie: Krótko omów przyczynę wskazaną w piśmie. Nie wdawaj się w polemikę. To nie jest moment na obronę pracownika – decyzja już zapadła.
- Informacje techniczne: Do kiedy pracownik pracuje, czy jest zwolniony z obowiązku świadczenia pracy, kiedy ma oddać laptopa, co z urlopem.
„Wiesz, ja bym Cię zostawił, ale góra kazała ciąć koszty, przepraszam Cię bardzo.”
WYJAŚNIENIE: Nigdy tak nie mów! To podważa Twój autorytet i daje pracownikowi amunicję w sądzie („Przełożony przyznał, że zwolnienie jest niesłuszne”). Reprezentujesz pracodawcę, więc bierzesz odpowiedzialność za decyzję.
Płacz, krzyk, ucieczka na L4 – jak reagować?
Pracownicy reagują różnie. Musisz być gotowy na wszystko.
- Agresja/Krzyk: Nie daj się sprowokować. Mów spokojnie: „Rozumiem Twoje emocje, ale decyzja jest ostateczna. Proszę, zapoznaj się z dokumentem.”
- Płacz: Daj chwilę na ochłonięcie, podaj chusteczki. Nie pocieszaj na siłę („będzie dobrze”), bo to brzmi fałszywie.
- „Idę do lekarza!”: To klasyk. Pracownik czuje pismo nosem i mówi, że źle się czuje i idzie na L4. Pamiętaj: jeśli wręczyłeś wypowiedzenie (pracownik miał możliwość zapoznania się z nim) ZANIM poszedł do lekarza, zwolnienie lekarskie nie chroni przed wypowiedzeniem. Stosunek pracy ulegnie rozwiązaniu, a po ustaniu zatrudnienia pracownik przejdzie na zasiłek chorobowy z ZUS.
👀 Zobacz także: Zwolnienie pracownika na L4 – kiedy jest możliwe, a kiedy zakazane?
„Nie podpiszę tego!” – co robić, gdy pracownik odmawia?
To najczęstszy problem techniczny. Pracownik myśli, że jeśli nie podpisze wypowiedzenia, to ono nie jest ważne. Jest w błędzie.
Podpis pracownika na wypowiedzeniu to tylko potwierdzenie odbioru (kwituje odbiór), a nie zgoda na jego treść.
Jeśli pracownik odmawia podpisu:
- Na swoim egzemplarzu zrób notatkę służbową: „Pracownikowi przedstawiono treść wypowiedzenia w dniu X, w obecności świadka Y. Pracownik odmówił przyjęcia pisma i złożenia podpisu.”
- Podpisz się Ty i świadek.
- Wypowiedzenie jest SKUTECZNE. Ważne jest to, że pracownik miał możliwość zapoznania się z nim (położyłeś je przed nim na biurku), a nie to, czy fizycznie je wziął.
- Rozważ zwolnienie pracownika z obowiązku świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia (z zachowaniem prawa do wynagrodzenia). Zwolniony pracownik często działa na szkodę firmy, wynosi dane lub psuje atmosferę. Czasem lepiej zapłacić mu za siedzenie w domu, niż ryzykować straty.
FAQ – Najczęściej zadawane pytania
Tak, ale pod warunkiem, że posiadasz kwalifikowany podpis elektroniczny. Wysyłasz plik PDF z takim podpisem mailem w trakcie rozmowy. Zwykły skan pisma wysłany mailem jest wadliwy prawnie (choć skuteczny – rozpoczyna bieg wypowiedzenia, ale pracownik może wygrać odszkodowanie za błędy formalne).
Jako pracodawca – lepiej nie, ze względu na RODO i dobra osobiste. Ale licz się z tym, że pracownik może nagrywać Ciebie. Dlatego tak ważne jest, byś trzymał nerwy na wodzy i nie mówił niczego niezgodnego z prawem.
Wtedy wyślij wypowiedzenie pocztą (listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru) lub kurierem. Umowa rozwiąże się z dniem, w którym pracownik odbierze list (lub będzie mógł go odebrać – awizo).
Od 2023 roku – TAK. Przepisy się zmieniły. Teraz również przy umowach terminowych musisz podać konkretną i prawdziwą przyczynę oraz skonsultować to ze związkami zawodowymi (jeśli są).
Planujesz zwolnienie pracownika i boisz się błędu?
Przygotuję dla Ciebie „kuloodporne” wypowiedzenie i scenariusz rozmowy.
