- Przyczyna to fundament: Najczęstszym błędem jest podanie przyczyny ogólnej („utrata zaufania”, „niezadowalające wyniki”) bez konkretnych faktów.
- Forma ma znaczenie: Zwolnienie przez SMS, Messenger lub e-mail bez kwalifikowanego podpisu jest skuteczne (umowa się rozwiązuje), ale wadliwe (pracownik dostanie odszkodowanie).
- Ochrona trwa: Wręczenie wypowiedzenia pracownikowi, który jest na L4 lub w ciąży, to automatyczna przegrana w sądzie.
Spis treści:
- Błąd 1: Przyczyna-wydmuszka (Brak konkretów)
- Błąd 2: Polowanie na pracownika, który uciekł na L4
- Błąd 3: Zapomnienie o związkach zawodowych
- Błąd 4: Zwolnienie „na skróty” (Mailem lub SMS-em)
- Błąd 5: Braki formalne (Pouczenie i Terminy)
- Błąd 6: Rozmowa w cztery oczy (Brak świadka)
- FAQ – Najczęściej zadawane pytania
Błąd 1: Przyczyna-wydmuszka (Brak konkretów)
To absolutny król błędów. Pracodawca chce się rozstać z pracownikiem, ale nie ma na niego „haków”, więc wpisuje w wypowiedzeniu ogólniki:
- „Niespełnianie oczekiwań pracodawcy”,
- „Utrata zaufania”,
- „Niezadowalające wyniki pracy”,
- „Brak zaangażowania”.
W sądzie pracy takie przyczyny upadają jak domino. Sędzia zapyta: „Jakich konkretnie oczekiwań nie spełniał? Kiedy? W jakich sytuacjach?”. Jeśli nie potrafisz wskazać dat, liczb i zdarzeń – przegrywasz. Przyczyna musi być konkretna, rzeczywista i zrozumiała dla pracownika.
Błąd 2: Polowanie na pracownika, który uciekł na L4
Scenariusz jest znany: pracownik czuje pismo nosem i idzie na zwolnienie lekarskie. Pracodawca, wściekły, wysyła mu wypowiedzenie pocztą, myśląc: „A, mam go!”.
To strzał w kolano. Zgodnie z art. 41 Kodeksu pracy, nie można wypowiedzieć umowy w czasie urlopu lub innej usprawiedliwionej nieobecności (choroby). Takie wypowiedzenie jest wadliwe z mocy prawa. Sąd przywróci pracownika do pracy lub zasądzi odszkodowanie.
Jedyny wyjątek: zwolnienie dyscyplinarne (art. 52 KP) lub likwidacja/upadłość pracodawcy. Dyscyplinarkę można wysłać nawet choremu pracownikowi.
Błąd 3: Zapomnienie o związkach zawodowych
Jeśli w Twojej firmie działają związki zawodowe, a Ty chcesz zwolnić pracownika zatrudnionego na czas nieokreślony, masz bezwzględny obowiązek skonsultować ten zamiar z organizacją związkową.
Musisz wysłać do związków pismo z informacją o zamiarze zwolnienia i przyczyną. Związki mają 5 dni na odpowiedź. Ich opinia nie jest wiążąca (możesz zwolnić pracownika mimo sprzeciwu), ale BRAK zapytania to błąd formalny, który automatycznie dyskwalifikuje wypowiedzenie w sądzie. To jeden z najłatwiejszych sposobów na przegranie sprawy przez firmę.
Błąd 4: Zwolnienie „na skróty” (Mailem lub SMS-em)
W dobie pracy zdalnej wielu managerów idzie na łatwiznę. Wysyłają skan wypowiedzenia mailem, piszą na Slacku albo (o zgrozo!) wysyłają SMS: „Nie przychodź już do pracy”.
Kodeks pracy wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności? Nie do końca. Forma pisemna jest wymagana, ale jej niezachowanie nie powoduje nieważności, tylko wadliwość.
Jeśli wyślesz wypowiedzenie zwykłym mailem (bez kwalifikowanego podpisu elektronicznego), umowa SIĘ ROZWIĄŻE. Jest to skuteczne oświadczenie woli. Ale pracownik pójdzie do sądu i wygra odszkodowanie za niezachowanie formy pisemnej. Jedyny bezpieczny sposób online to plik PDF podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Błąd 5: Braki formalne (Pouczenie i Terminy)
Pismo o wypowiedzeniu to dokument urzędowy. Musi zawierać:
- Pouczenie o odwołaniu: Musisz napisać: „Przysługuje Panu/Pani prawo wniesienia odwołania do Sądu Rejonowego w [Miasto] w terminie 21 dni”. Brak tej informacji sprawia, że pracownik może odwołać się nawet po roku!
- Podpis osoby uprawnionej: Wypowiedzenie musi podpisać osoba reprezentująca spółkę (zgodnie z KRS) lub posiadająca pełnomocnictwo. Jeśli podpisze je „kolega z HR” bez upoważnienia – dokument jest nieważny.
- Data ustania stosunku pracy: Błędne obliczenie okresu wypowiedzenia to częsty problem. Jeśli zwolnisz kogoś z 1-miesięcznym okresem, a przysługiwały mu 3 miesiące, będziesz musiał dopłacić za różnicę.
Błąd 6: Rozmowa w cztery oczy (Brak świadka)
Wzywasz pracownika do gabinetu. Jesteście sami. Wręczasz mu wypowiedzenie. On wstaje, nie podpisuje odbioru, wychodzi i idzie prosto do lekarza po L4. W sądzie zezna, że na spotkaniu tylko „rozmawialiście o wynikach”, a wypowiedzenie dostał pocztą tydzień później (gdy już był chory).
Jeśli nie masz świadka, który potwierdzi, że skutecznie złożyłeś oświadczenie woli (położyłeś pismo na biurku i pracownik mógł je przeczytać) zanim poszedł na zwolnienie – masz problem dowodowy. Zawsze zwalniaj w obecności drugiej osoby (HR, inny manager).
👀 Zobacz także: Jak udowodnić swoje racje w sądzie pracy? Dowody i świadkowie.
FAQ – Najczęściej zadawane pytania
To nie szkodzi. Wypowiedzenie jest jednostronnym oświadczeniem woli. Ważne, że miał możliwość się z nim zapoznać. Robisz notatkę służbową na piśmie: „Pracownik odmówił przyjęcia dokumentu w dniu X”, podpisujesz Ty i świadek. Wypowiedzenie jest skuteczne.
Jeśli wpisałeś złą datę końca umowy, błąd ten naprawia się „z automatu” – stosuje się przepisy Kodeksu pracy. Ale niesmak pozostaje, a pracownik może żądać ekwiwalentu za brakującą część okresu wypowiedzenia.
Nie! W sądzie liczy się TYLKO to, co jest na papierze. Nie możesz w trakcie procesu „przypomnieć sobie” o innych grzechach pracownika, jeśli nie ująłeś ich w piśmie.
Nie. Za błędy formalne sąd zasądza odszkodowanie (zazwyczaj do 3 pensji). Odprawa to coś innego (zależy od ustawy o zwolnieniach grupowych).
Chcesz zwolnić pracownika i boisz się popełnić błąd?
Audyt dokumentów kosztuje ułamek tego, co przegrany proces.
