Kiedy ważne jest wskazanie właściwej przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę?

Prawidłowe wskazanie przyczyn wypowiedzenia umowy o pracę spełnia bardzo istotną rolę. Szczególnie w sytuacji, kiedy to pracodawca rozwiązuje umowę o pracę. Często to właśnie od tego w jaki sposób zostały wskazane przyczyny rozwiązania umowy o pracę zależy wynik procesu sądowego.

Możesz mi uwierzyć, że wraz z moim zespołem przeprowadziłem wiele takich procesów. Analizowaliśmy przy tym dziesiątki, a może nawet setki sytuacji praktycznych i sami wskazywaliśmy pracodawcom sposób redakcji przyczyn zwolnienia, który potem z powodzeniem broniliśmy w sądzie pracy. Dlatego mogę śmiało napisać, że wiem, o czym mówię.

Na pewno wiesz, że Sąd Pracy może skontrolować każdy przypadek rozwiązania umowy o pracę przez pracodawcę. Oczywiście pod warunkiem, że pracownik wystąpi z odpowiednim odwołaniem do sądu.

Jednym z najważniejszych elementów, które bada Sąd Pracy w toku takiej sprawy jest właśnie rodzaj wskazanych przez pracodawcę przyczyn decyzji o zwolnieniu i sposób ich zredagowania.

Za każdym razem, kiedy sąd stwierdzi, że pracodawca podał nieprawdziwe lub niejasne czy nawet niekonkretne powody zwolnienia, zasądzi na rzecz pracownika odszkodowanie, uzna wypowiedzenie za bezskuteczne lub przywróci go do pracy.

Taki sam finał będzie miała sprawa sądowa, jeśli Sąd uzna, że przyczyny podane przez pracodawcę nie uzasadniają rozwiązania umowy o pracę, albo nie uzasadniają rozwiązania umowy w trybie przyjętym przez pracodawcę (np. w trybie dyscyplinarnym).

Musisz wiedzieć, ze w ramach ewentualnej sprawy sądowej Sąd Pracy będzie koncentrował się tylko i wyłącznie na przyczynach wskazanych przez pracodawcę w dokumencie rozwiązującym umowę o pracę. Jeśli pracodawca nie powoła wszystkich powodów swojej decyzji, to przed Sądem Pracy nie będzie mógł już niczego uzupełnić.

Jak zatem pracodawca ma zabezpieczyć się przed przegraną z pracownikiem w sądzie pracy?

Zdecydowanie prawidłowe wskazanie przyczyn rozwiązania umowy o pracę może w tym pomóc.

Czytając dalej dowiesz się:

Kiedy pracodawca musi wskazać pracownikowi przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę

Przyczyny wypowiedzenia umowy o prace należy wyjaśnić w treści oświadczenia o wypowiedzeniu umowy zawartej na czas nieokreślony. Podobnie jest w przypadku rozwiązania umowy bez wypowiedzenia, w szczególności dotyczy to zwolnienia dyscyplinarnego. W tych przypadkach brak przyczyny w pisemnym oświadczeniu pracodawcy oznacza automatyczną wygraną dla pracownika.

Nie trzeba wskazywać przyczyny w sytuacji, kiedy pracodawca rozwiązuje za wypowiedzeniem umowę zawartą na czas określony i na okres próbny.

To sprawia, że pracownika zatrudnionego w oparciu o umowę na czas określony można w zasadzie zwolnić w każdej chwili i to bez żadnych powodów. Brak obowiązku wskazywania przyczyny zwolnienia bardzo mocno ogranicza możliwość odwołania się przez pracownika od wypowiedzenia do Sądu Pracy. Taki pracownik w większości wypadków będzie mógł powoływać się tylko na formalne błędy towarzyszące rozwiązaniu z nim umowy o pracę.

Jakie prawidłowo wskazać przyczyny rozwiązania umowy o pracę

Wyjaśniając to zagadnienie zawsze trzeba mieć na uwadzę, że pracownik może odwołać się od wypowiedzenia do Sądu Pracy. To właśnie dlatego wprowadzono obowiązek wskazania przyczyn rozwiązania umowy o pracę. Chodzi o to, że na podstawie oświadczenia pracodawcy, pracownik powinien mieć możliwość dokonania oceny czy warto występować do sądu pracy. Wskazanie przyczyn ma charakter informacyjny – zostałeś zwolnionych z takich powodów – jeśli się nie zgadzasz, możesz odwołać się do sądu.

Dlatego wskazane przyczyny muszą być konkretne. Pracownik musi wiedzieć i rozumieć podstawy decyzji pracodawcy. Przyczyna rozwiązania umowy o pracę musi być konkretna, tzn. musi zostać wskazana pracownikowi w sposób dla niego zrozumiały i odnosić się do sprawdzalnych i faktycznych zdarzeń.

Jeśli wskazaną przez pracodawcę przyczyną wypowiedzenia będzie „niestaranne realizowanie powierzonych obowiązków” to pracownik z reguły nie wie, co tak naprawdę zarzuca mu pracodawca. Podobnie, w sytuacji, kiedy zwolnienie będzie uzasadnione np. utratą zaufania. Skoro pracownik nie wie dlaczego pracodawca utracił do niego zaufanie, to jak ma podjąć decyzję o tym, czy odwoływać się do sądu pracy?

Dlatego – jako pracodawca – musisz przedstawić powody swojej decyzji na tyle konkretnie, żeby pracownik wiedział, dlaczego go zwalniasz. Kierując się tą zasadą (najczęściej) przygotujesz prawidłowe wypowiedzenie.

Przyczyna musi być rzeczywista, czyli – innymi słowy – prawdziwa. Jeśli w toku procesu sądowego okaże się, że zarzucone pracownikowi zachowanie nie miało miejsca, wypowiedzenie zostanie uznane za nieuzasadnione.

Jest również drugie znacznie zwrotu „rzeczywista przyczyna rozwiązania umowy o pracę”. Rzeczywista, tzn. ta która faktycznie była powodem rozwiązania umowy. Czasem pracodawca zwalania pracownika z pewnych powodów (które niekoniecznie muszą uzasadniać rozwiązanie umowy np. jakieś względy osobiste), ale w oświadczeniu o rozwiązaniu umowy wskazuje jakiś inny powód (np. częste spóźnienia do pracy). Jeśli pracodawca przez długi czas nie wyciągał z zarzuconego pracownikowi zachowania żadnych konsekwencji, co więcej tolerował go także w stosunku do innych pracowników, można twierdzić, że wskazana pracownikowi przyczyna rozwiązania umowy o pracę była nierzeczywista, tzn. to nie ona była prawdziwym powodem rozwiązania umowy. Takie wypowiedzenie jest również wadliwe.

Wreszcie pracownik musi znać przyczynę rozwiązania z nim stosunku pracy. Przyczyna wypowiedzenia umowy o pracę – zgodnie z art. 30 § 2 Kodeksu pracy – musi być wskazana w treści pisemnego oświadczenia pracodawcy o wypowiedzeniu umowy o pracę lub rozwiązaniu jej bez wypowiedzenia. Jeśli pracodawca jej nie wskaże, a jedynie poinformuje pracownika ustnie o tej przyczynie, wypowiedzenie również będzie nieuzasadnione.

Warto pamiętać, że pracodawca może wskazać kilka przyczyn rozwiązania stosunku pracy, a jeśli choćby jedna z nich będzie spełniać powyżej wskazane wymogi, wówczas wypowiedzenie okaże się zasadne.

Czyli „przedawnienie” powodów zwolnienia

Nie tak dawno temu pisałem o tym, że w przypadku dyscyplinarnego zwolnienia pracownika, pracodawca ma tylko jeden miesiąc czasu na podjęcie decyzji. Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy po upływie tego okresu od dnia, w którym pracodawca dowiedział się o nagannym zachowaniu pracownika zwolnienie jest już niemożliwe (a przynajmniej bezprawne).

Przeczytaj więcej na ten temat we wpisie: Zwolnienie dyscyplinarne – termin

Czy jest jakiś termin na wypowiedzenie umowy o pracę?

W odróżnieniu od zwolnienia dyscyplinarnego, Kodeks pracy nie przewiduje żadnego terminu, którego upływ wyłącza możliwość rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem.

Nie ulega jednak wątpliwości, że powinno istnieć jakieś ograniczenie czasowe, po upływie którego pracodawca nie mógłby się powołać na określone zaniedbania pracownika, jako na przyczynę rozwiązania umowy o pracę.

W przeciwnym razie pracodawca mógłby przez cały okres zatrudnienia zbierać tzw. „haki” na pracownika, a następnie zwolnić go w dowolnym i odpowiadającym swoim potrzebom czasie.

Na ten problem zwrócono uwagę w orzecznictwie sądowym. Już w tzw. wytycznych dla wymiaru sprawiedliwości w 1985 roku Sąd Najwyższy wskazał, że w tym zakresie można posiłkować się terminem właściwym dla zwolnienia dyscyplinarnego, czyli miesięcznym.

To stanowisko wydaje mi się zbyt skrajne. W końcu dyscyplinarne zwolnienie jest wyjątkowym sposobem rozwiązania umowy o pracę. Z tej samej przyczyny termin na podjęcie decyzji jest również wyjątkowy – wyjątkowo krótki.

O wiele bardziej przemawia do mnie posiłkowe zastosowanie przepisów dotyczących usunięcia z akt pracowniczych informacji o zastosowaniu wobec niego kary porządkowej (upomnienia, nagany, kary finansowej). Fakt ukarania uważa się za niebyły, a w związku z tym usuwa się wszelkie o nim informacje z akt osobowych po roku nienagannej pracy pracownika. Po roku pracownik ma zatem czyste konto.

W jednym z wyroków Sąd Najwyższy – moim zdaniem – trafnie stwierdził, że termin roczny może być stosowany w celu dokonania oceny, czy wskazana pracownikowi przyczyna wypowiedzenia mu umowy o pracy była aktualna, a przez to uzasadniona.

W wyroku pochodzącym z późniejszego okresu stwierdzono, że zazwyczaj przyczyna traci na aktualności po upływie kilkunastu miesięcy.

Podsumowanie

Jak widać nie ma jednej spójnej koncepcji, która – podobnie jak w przypadku zwolnienia dyscyplinarnego – wskazywałaby jasno określony termin, po upływie którego przewinienia pracownika „idą w niepamięć” i nie uzasadniają rozwiązania umowy o pracę.

Okoliczności mające miejsce na kilka miesięcy przed zwolnieniem pozostaną z reguły aktualne. Z kolei fakty mające miejsce kilkanaście miesięcy przed rozwiązaniem umowy o pracę mogą okazać się już „przedawnione”, a zwolnienie z powołaniem na takie przyczyny bezprawne. Wiele jednak zależy od istoty samej przyczyny, zachowania pracownika i pracodawcy, sprawności pełnomocnika oraz nastawienia i osobistych przekonań sędziego rozpatrującego sprawę.

Na zakończenie warto wskazać, że wymóg aktualności przyczyny będzie istotny nie tylko w sytuacji, gdy powody zwolnienia leżą po stronie pracownika, ale także wówczas, gdy będą od niego niezależne (np. likwidacja stanowiska pracy, reorganizacja zakładu pracy).

Więcej wartościowych informacji o przyczynach wypowiedzenia umowy o pracę:

Możliwych powodów uzasadniających jest w zasadzie niekończenie wiele, jednak jest kilka typowych, które mogą znaleźć zastosowanie niezależnie od rodzaju stanowiska i miejsca w strukturze organizacyjnej firmy. Te najbardziej typowe omawiam w innym miejscu na blogu.

Przeczytaj w szczególności:

Bezpłatne wzory pozwów do sądu pracy

• Pozew o odszkodowanie
• Pozew o przywrócenie do pracy